Podpis elektroniczny zgodny z RODO: dlaczego organizacje wybierają bezpieczne narzędzia do podpisywania dokumentów

W erze pełnej digitalizacji bezpieczeństwo danych jest jednym z najważniejszych filarów funkcjonowania nowoczesnych organizacji. Nic dziwnego, że podpis elektroniczny zgodny z RODO stał się dla firm w Unii Europejskiej standardem — nie tylko z powodów prawnych, ale również biznesowych. Rynek podpisów cyfrowych rośnie błyskawicznie: jego wartość ma osiągnąć 13,32 mld USD w 2025 r., a do 2030 r. wzrosnąć do 51,16 mld USD. Statystyki te pokazują, jak dynamicznie rozwija się potrzeba bezpiecznego i zgodnego z prawem podpisywania dokumentów elektronicznych.

Czym jest podpis elektroniczny zgodny z RODO?

Podpis elektroniczny zgodny z RODO to rozwiązanie spełniające rygorystyczne standardy bezpieczeństwa dotyczące danych osobowych określone w Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych. RODO obowiązuje od 2018 roku, a organizacje w Europie muszą zapewniać wysoki poziom ochrony przy każdym przetwarzaniu danych — także podczas podpisywania dokumentów.

Zgodnie z regulacją eIDAS, wyróżnia się trzy poziomy podpisów elektronicznych:

• SES – prosty podpis elektroniczny

• AES – zaawansowany podpis elektroniczny

• QES – kwalifikowany podpis elektroniczny

Każdy poziom odpowiada innemu stopniowi wiarygodności i zabezpieczeń. QES, w odróżnieniu od SES i AES, ma moc prawną podpisu własnoręcznego.

Dlaczego RODO odgrywa tak dużą rolę w podpisywaniu dokumentów?

RODO wymaga, aby organizacje zabezpieczały dane osobowe na każdym etapie ich przetwarzania. Proces podpisywania dokumentów elektronicznych również wiąże się z

przetwarzaniem danych takich jak:

• imię i nazwisko,

• adres e-mail,

• adres IP,

• znaczniki czasowe,

• identyfikatory urządzeń.

Według raportu DLA Piper od stycznia 2023 roku europejskie organy nadzorcze nałożyły 1,78 mld euro kar za naruszenia RODO — o 14% więcej niż rok wcześniej. To wyraźny sygnał, że zgodność z przepisami nie jest opcją, lecz obowiązkiem.

Zaawansowane narzędzie do podpisywania dokumentów — fundament bezpieczeństwa organizacji

Zaawansowane narzędzie do podpisywania dokumentów to znacznie więcej niż prosta możliwość dodania podpisu do pliku PDF. Nowoczesne systemy (takie jak SignSafe) zapewniają kompleksowe bezpieczeństwo i kontrolę procesów podpisywania.

Kluczowe funkcje nowoczesnych narzędzi do podpisów elektronicznych

• szyfrowanie end-to-end (np. AES-256)

• wieloskładnikowe uwierzytelnianie

• pełne ścieżki audytu

• zgodność z eIDAS i RODO

Według Institute for Information Management digitalizacja dokumentów może:

• zwiększyć produktywność procesów o 30–50%,

• skrócić czas realizacji nawet dziesięciokrotnie.

SignSafe, zgodny z eIDAS i RODO, zapewnia organizacjom w Polsce pełne bezpieczeństwo prawne, prostotę wdrożenia i szybki proces podpisywania dokumentów.

Odręczny podpis na dokumentach PDF – połączenie tradycji z technologią

Odręczny podpis na dokumentach PDF umożliwia przeniesienie naturalnego sposobu podpisywania dokumentów do świata cyfrowego. To ważny element transformacji cyfrowej, szczególnie przy dokumentach wymagających osobistego charakteru podpisu.

Według Statista do września 2024 roku kary za naruszenia RODO przekroczyły 2,4 mld euro — w dużej części za niewłaściwe zabezpieczenia procesów cyfrowych.

Korzyści z odręcznego podpisu PDF

• zachowanie naturalnego charakteru podpisu

• eliminacja papieru (oszczędność ok. 20 000 arkuszy papieru rocznie na każde 100 osób)

• redukcja kosztów nawet o 80 USD rocznie na pracownika

• pełna zgodność z przepisami i ścieżkami audytu

• szybkie podpisanie dokumentu z dowolnego urządzenia

SignSafe umożliwia złożenie odręcznego podpisu na ekranie urządzenia, gwarantując pełną ważność prawną, potwierdzoną opiniami grafologów i analizami prawnymi.

Zgodność z eIDAS i polskim prawem

W Polsce regulacje dotyczące podpisów elektronicznych określa Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej z 5 września 2016 r.

W praktyce oznacza to:

• podpis elektroniczny musi spełniać wymogi RODO,

• niektóre dokumenty wymagają użycia kwalifikowanego podpisu QES (np. umowy o pracę, przeniesienia praw autorskich, część deklaracji podatkowych).

• 
  

Już w 2019 roku 59% organizacji deklarowało pełną zgodność z RODO, a kolejne 29% planowało jej osiągnięcie w ciągu roku.

Jak podpis elektroniczny zmniejsza ryzyko naruszeń danych?

RODO przewiduje kary do 20 mln euro lub 4% globalnego obrotu organizacji. Najwyższa dotychczas kara (1,2 mld euro na Meta w 2023 r.) dotyczyła niewłaściwego transferu danych do USA.

Badania Cisco pokazują, że:

• firmy przygotowane do RODO ponoszą niższe koszty incydentów,

• 64% firm nieprzygotowanych traci na naruszeniach więcej niż 500 tys. USD.

  
  

Wdrożenie bezpiecznego narzędzia, takiego jak SignSafe, minimalizuje ryzyko takich sytuacji.

Przyszłość podpisów elektronicznych w Polsce

Od lutego 2026 roku wszystkie firmy w Polsce będą korzystać z obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to konieczność pełnej digitalizacji obiegu dokumentów, w tym ich podpisywania.

W latach 2024–2030 polski rynek podpisów elektronicznych będzie dynamicznie rósł dzięki:

• presji regulacyjnej,

• rozwojowi cyfryzacji,

• zwiększonej świadomości bezpieczeństwa danych,

• potrzebie optymalizacji procesów biznesowych.

Firmy, które już teraz wdrażają podpis elektroniczny zgodny z RODO, budują przewagę konkurencyjną i wzmacniają zaufanie klientów.

Podsumowanie

Podpis elektroniczny zgodny z RODO to nie tylko wymóg prawny — to inwestycja w bezpieczeństwo, efektywność i profesjonalizm organizacji. Narzędzia takie jak SignSafe łączą:

• zgodność z eIDAS i RODO,

• wysokie standardy ochrony danych,

• odręczny podpis na dokumentach PDF,

• szybki, wygodny proces podpisywania,

• oszczędności finansowe i ekologiczne.

To kierunek, w którym zmierzają wszystkie nowoczesne firmy w Europie.